Inom Samhällsbyggnadsförvaltningen finns åtta enheter, däribland en stabsenhet som ger stöd åt både chefer och medarbetare. Enheten har ett nära samarbete med övriga funktioner inom Samhällsbyggnadsförvaltningen, där totalt 125 personer arbetar.

Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vår kollega har flyttat norrut och vi söker nu en huvudregistrator till vår förvaltning.

Vi söker dig som har erfarenhet av diarieföring och registrering av handlingar i offentlig förvaltning. Men söker också dig som vill vara den medarbetare som förvaltningen kan luta sig emot när det gäller informationshantering. Du gillar ordning och reda och har en god förmåga att se förbättringsmöjligheter.

Som huvudregistrator på Samhällsbyggnadsförvaltningen är du en nyckelperson i arbetet med ärendehantering och administration och kommer ha överblick över hela förvaltningens flöden av ärenden. Du kommer bland annat fördela ärenden, ta hand om remisser, synpunktshantering med mera.

Vi är mitt i en utvecklingsresa för vår förvaltning där målet är att digitalisera hela processer, bland annat diarieföring. Detta medför stora förändringar som påverkar både organisationen och våra arbetssätt. Det ställer också krav på att kunna upprätthålla de allt högre insynskraven som ställs på vår verksamhet. Du kommer att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt. Du har ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling och ett stort intresse för digital informationshantering.
Arbetet som registrator hos oss innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både system- informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning. 

I din roll kommer du att:

• Ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration
• Ansvara för förvaltningens informationshanteringsplan
• Genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet
• Ansvarar för posthantering, registrering och bedömning av handlingar
• Ansvara för en kvalitetssäkrad diarieföring och förvaltning av handlingar
• Ansvara för utlämnande av allmän handling
• Agera objektspecialist för vårt ärendehanteringssystem, Public 360
• Introducera och stödja handläggare och andra användare i diarieföring och ärendehandläggning
• Delta i olika projekt, antingen som sakkunnig inom ditt område och/eller som projektmedlem som driver utvecklingsarbetet framåt
  
  

Vi erbjuder dig

Stabsenheten, som du kommer att tillhöra, omfattar funktionerna HR, kommunikation, nämndsekretariat, koordinatorer, assistenter, registratur och består av tolv trevliga arbetskamrater. Vår arbetsplats finns i kommunhuset i Tumba. 
Vi ingår i nätverk och utvecklingsgrupper som träffas regelbundet för samverkan, kunskapsdelning och utveckling.

Vi är ett engagerat gäng som stöttar förvaltningens chefer och medarbetare så att det dagliga arbetet kan utföras effektivt och professionellt. Rollen som registrator kan du själv påverka och utveckla, i dialog med chef och kollegor.

Nu söker vi dig som vill spela en central roll i framtagandet av kloka lösningar som tar oss vidare in i framtiden!

Du som söker till oss

Vi söker dig som har en gymnasieexamen med påbyggnad inom registratur eller administration samt har arbetat med kvalificerat administrativt arbete samt registratur i minst två år.

Vidare ser vi att du:

• Har god kännedom om offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, kommunallagen samt dataskyddsförordningen (GDPR)
• Har tidigare kunskap och erfarenhet av Public 360 Har vana från att kommunicera på svenska både skriftligt och muntligt

Vi ser det meriterande om du:

• Har agerat dataskyddsombud i en tidigare roll
• Har erfarenhet från att arbeta med nämndadministration

För att trivas i rollen hos oss är du van att själv strukturera ditt arbete och ta ansvar för dina arbetsuppgifter och deadlines. Du är en samarbetsorienterad teamplayer som gillar att ge god service utifrån ett lösningsfokuserat angreppsätt. Du är en duktig kommunikatör och tycker om att skriva och förmedla information både enskilt och till grupper.