Inom Samhällsbyggnadsförvaltningen finns en rad olika enheter, däribland en administrativ enhet som ger stöd åt både chefer och medarbetare. Enheten har ett nära samarbete med övriga funktioner inom Samhällsbyggnadsförvaltningen, där totalt 120 personer arbetar.

Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vår kollega flyttar norrut och vi söker nu en dokumentcontroller/ huvudregistrator till vår förvaltning.

Som huvudregistrator på samhällsbyggnadsförvaltningen är du en nyckelperson i arbetet med ärendehantering och administration. Du har ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling. Till vår förvaltning inkommer cirka 700 synpunkter varje år från medborgare samtidigt som vi arbetar med många ärenden över hela förvaltningen. Som Huvudregistrator kommer du ha överblick över hela förvaltningens flöden av ärenden. Du kommer bland annat fördela ärenden, ta hand om remisser, synpunktshantering med mera.

Vi är mitt uppe i en utvecklingsresa för hela vår förvaltning där målet är att digitalisera hela processer, bland annat diarieföring. Detta medför stora förändringar som påverkar både organisationen och våra arbetssätt. Det ställer också högre krav på att kunna upprätthålla de allt högre insynskraven som ställs på vår verksamhet. Du kommer att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt.

Arbetet som registrator hos oss innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både system- informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning.

I din roll kommer du att:

• ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration
• genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet
• ansvarar för posthantering, registrering och bedömning av handlingar
• ansvara för en kvalitetssäkrad diarieföring och förvaltning av handlingar

Vi erbjuder dig

Den administrativa enhet som du kommer att tillhöra omfattar bland annat funktionerna HR, IT, kommunikation, nämndsekretariat, assistenter och registratur och består av tolv trevliga arbetskamrater. Vår arbetsplats finns i kommunhuset i Tumba.
Du kommer att ingå i ett nära team om fem personer som består av assistenter, koordinatorer och en till registrator. Ni ingår i nätverk och utvecklingsgrupper som träffas regelbundet för samverkan, kunskapsdelning och utveckling
Vad erbjuder vi? Vi är ett engagerat gäng som stöttar förvaltningens chefer och medarbetare så att det dagliga arbetet kan utföras effektivt och professionellt. Rollen som registrator kan du själv påverka och utveckla, i dialog med chef och kollegor.

Nu söker vi dig som vill spela en central roll i framtagandet av kloka lösningar som tar oss vidare in i framtiden!

Du som söker till oss

Vi söker sig som har en gymnasieexamen med påbyggnad inom registratur eller administration samt har arbetat med kvalificerat administrativt arbete samt registratur i minst två år.

Vidare ser vi att du:

• har god kännedom om offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, kommunallagen samt dataskyddsförordningen (GDPR)
• har tidigare kunskap och erfarenhet av Public 360
• har vana från att kommunicera på svenska både skriftligt och muntligt

Vi ser det meriterande om du:

• har agerat dataskyddsombud i en tidigare roll
• har erfarenhet från att arbeta med nämndadministration

För att trivas i rollen hos oss är du van att själv strukturera ditt arbete och ta ansvar för dina arbetsuppgifter och deadlines. Du är en samarbetsorienterad teamplayer som gillar att ge god service utifrån ett lösningsfokuserat angreppsätt. Du är en duktig kommunikatör och tycker om att skriva och förmedla information både enskilt och till grupper.