Tjänsten och arbetsuppgifterna

Som nämndsekreterare på arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen har du en nyckelfunktion i förvaltningens administration. Du är placerad på förvaltningskontoret och rapporterar till ekonomi- och kvalitetschef.

Du ansvarar för hela processen inom nämndadministrationen och kommer att fungera som administrativt och samordnande stöd till förvaltningens ledning. Du planerar och bereder ärenden till nämnd, skriver kallelser och för protokoll vid nämndens sammanträden. Du bevakar att aktuella ärenden tas upp vid beredningar och ger stöd till handläggare inom förvaltningen, förvaltningens chefer samt förtroendevalda.

I rollen ingår också att vara nämndens huvudregistrator. Du ansvarar för förvaltningens informationshanteringsplan och hanterar förvaltningskontorets post, diarieföring, dokumenthantering och utlämnande av handlingar. Förvaltningen har kompletterande registratorsfunktioner i de olika verksamheterna, och du samordnar, utbildar och utvecklar rutiner inom informationshanteringsområdet för hela förvaltningen.

Du representerar förvaltningen i olika kommungemensamma forum och du kommer att självständigt samordna och leda arbetet med att utveckla förvaltningens dokumenthantering. Andra utredningsuppdrag och utvecklingsfrågor kan också bli aktuellt.

Vi erbjuder dig

Vi erbjuder ett brett uppdrag med möjlighet att utveckla och utvecklas. Du kommer att ingå i en arbetsgrupp med engagerade kollegor och ha många kontaktytor såväl inom förvaltningen som i kommunen som helhet.

Vi arbetar flexibelt både på plats i Kommunhuset i Tumba och möjlighet till hemarbete finns. Vi har även årsarbetstid som ökar våra möjligheter att styra vår egen arbetstid vilket skapar goda förutsättningar för en balans i arbets- och privatlivet.

Du som söker till oss

Vi söker dig som

• Har relevant samhällsvetenskaplig högskoleutbildning, alternativt utbildning/erfarenhet som vi bedömer likvärdig.
• Har erfarenhet från kvalificerade administrativa uppgifter från stat, region eller kommun
• Har kännedom om de lagar som styr det offentligrättsliga området (t ex kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen)
• Är en erfaren användare av Officepaketet och är van att arbeta i olika administrativa system, gärna ärendehanteringssystem/diarieföring
• Är serviceinriktad, har lätt för att samarbeta, kommunicera och skapa och underhålla rutiner
• Arbetar självständigt och på ett strukturerat och noggrant sätt
• Har lätt att uttrycka dig tydligt och korrekt i svenska språket i tal och skrift.

Det är meriterande om du

• Har erfarenhet av arbete som nämndsekreterare
• Har erfarenhet av att leda processer/projekt