Tjänsten och arbetsuppgifterna

Utbildningsförvaltningens kvalitetsenhet består av fyra team och din roll är placerad i teamet för utredning och kansli. Teamet består av fyra utredare, nämndsekreterare och registrator. Det dagliga arbetet leds av teamets samordnare, i övrigt direkt rapporterar du till utbildningsförvaltningens kvalitetschef.

Som registrator på utbildningsförvaltningen är du en nyckelperson med särskilda kunskaper om hur förvaltningen ska hantera handlingar, både offentliga och interna. Du behöver ha ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling. Du är förvaltningens dataskyddsombud med ett särskilt ansvar att personuppgifter hanteras rätt. Du kommer att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt.

I dina arbetsuppgifter ansvarar du för sedvanliga registratorsuppgifter såsom diariet, informationshanteringsplan, hantering av inkommande och utgående post och förvaltningsarkiv. Du arbetar med administrativa processer av olika slag, t.ex. skolskjutsfrågor, att skriva vissa tjänsteskrivelser och att organisera synpunktshanteringen inom utbildningsförvaltningen. Arbetet innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både system- informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning. Vi ser även att rollen kräver en god samordningsförmåga.

I arbetet ingår att ha många och viktiga kontakter med medborgare, medarbetare inom kommunen och med andra myndigheter. Du arbetar närmast tillsammans med förvaltningens nämndsekreterare och ni bildar ett starkt team som ger ett professionellt administrativt stöd. I tjänsten ingår också att fungera som biträdande nämndsekreterare och det innebär att du kan ta ansvaret då nämndsekreteraren är frånvarande.

Du kommer även att ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration samt genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet. Du kommer att ingå i nätverk och utvecklingsgrupper som träffas regelbundet för samverkan, kunskapsdelning och utveckling.

Vi erbjuder dig

Vi är ett engagerat gäng som stöttar förvaltningens chefer och medarbetare så att det dagliga arbetet kan utföras effektivt och professionellt. Rollen som registrator/dokumentcontroller kan du själv påverka och utveckla, i dialog med chef och kollegor.

Du som söker till oss

Krav: Du har minst gymnasieexamen med påbyggnad inom registratur eller administration.
Du har arbetat med kvalificerat administrativt arbete samt registratur i minst två år. Du har god förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation. Erfarenhet av dokumenthanteringsarbete i offentlig sektor är meriterande. Du har god administrativ förmåga, är noggrann och tycker om ordning och reda. Du är angelägen om att ge kollegor ett starkt administrativt stöd och medborgare en god service. För att lyckas i din roll som registrator drivs du av att förbättra och utveckla rutiner. Att ha ett intresse för utbildningsfrågor ser vi som positivt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och din förmåga att arbeta självständigt men också i samverkan med andra.
Vi vill även att du ska ha god kännedom om offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, kommunallagen samt dataskyddsförordningen (GDPR).


Personliga egenskaper
Vem är du? För att trivas i rollen hos oss är du van att själv strukturera ditt arbete och ta ansvar för dina arbetsuppgifter och deadlines. Du är en samarbetsorienterad teamplayer som gillar att ge god service utifrån ett lösningsfokuserat angreppsätt. Du är en duktig kommunikatör och tycker om att skriva och förmedla information både enskilt och till grupper.