Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vi söker nu fem administratörer till Bemanningsenheten på vård- och omsorgsförvaltningen.

Som administratör blir du en nyckelperson i att säkerställa att våra verksamheter alltid har rätt bemanning på plats.
Du har daglig kontakt med interna beställare och vikarier för att matcha inkomna beställningar mot tillgängliga resurser. Rollen medför även andra administrativa uppgifter som att hantera intyg och avtal samt att vägleda beställare utifrån förvaltningens krispärm. Arbetet kräver att du kan prioritera, lösa akuta situationer och bidra till att kommunens resurser används på bästa sätt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• bemanna verksamheterna utifrån inkomna beställningar, på planerad och oplanerad korttidsfrånvaro, i enlighet med gällande regelverk kring arbetstid
• utföra administrativa uppgifter kopplat mot vikarieanställningar, exempelvis hantera intyg, registrera avtal och tillstyrka arbetade tider
• hantera inkomna ärenden via telefon och system i enlighet med rutiner

Bemanningsenhetens huvudsakliga uppdrag är att bemanna vid både planerad och akut frånvaro inom kommunens vård- och omsorgsverksamheter. Bemanningsenhetens öppettider är klockan 06.00–22.00, med beredskap nattetid (22.00–06.00).

Anställningen är tidsbegränsad, en flexibel anställningsform som tidigare kallades timanställning. Du omfattas av kollektivavtal och ersättningar regleras därefter.

Vi erbjuder dig

På Bemanningsenheten arbetar sex administratörer tillsammans med en biträdande enhetschef och en enhetschef.
Vi tillhör HR-avdelningen på vård- och omsorgsförvaltningen och samarbetar nära både med verksamheterna och andra HR-funktioner. Vårt gemensamma ansvar är att säkerställa att rätt bemanning finns på plats och att vägleda verksamheterna i olika situationer. Arbetet är omväxlande och ibland intensivt, men alltid meningsfullt.

Som administratör hos oss får du en grundlig introduktion av erfarna kollegor för att snabbt komma in i arbetet.
Du får möjlighet att utveckla dina administrativa färdigheter, bygga värdefulla kontakter och på sikt öppna dörrar till andra roller inom förvaltningen. Vi ansvarar också för förvaltningens stora sommarrekrytering, vilket kan skapa möjligheter till längre anställningar. Här arbetar vi med engagemang och lösningsfokus, samtidigt som vi har högt i tak och roligt tillsammans.

Du som söker till oss

Vi söker dig som har gymnasieexamen inom administration eller erfarenhet från vård och omsorg. Du har tidigare erfarenhet av administrativa processer och är van att arbeta i digitala system.

Övriga krav:

• Erfarenhet av arbete där du använt svenska i både tal och skrift, till exempel genom att ge information, skriva dokumentation eller ge service till kunder eller medarbetare.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete med bemanning eller schemaläggning.
• Erfarenhet av att tillämpa arbetstidslagen (ATL) i praktiken.
• Erfarenhet av att arbeta i bemanningssystem, exempelvis Time Care Pool.
• Erfarenhet av arbete med beredskap inom vård- och omsorg.

Som administratör på Bemanningsenheten behöver du vara både strukturerad och stabil. Du arbetar främst med bemanningsfrågor där det är avgörande att du planerar och organiserar arbetet på ett noggrant sätt, även när tempot är högt och oförutsedda situationer uppstår.

Du samarbetar dagligen med kollegor, interna beställare och vikarier, vilket gör att du behöver vara samarbetsorienterad och bidra till ett gott samarbete både inom enheten och gentemot verksamheterna. I en vardag som ofta innebär snabba förändringar behöver du också vara lösningsorienterad och snabbt kunna hitta praktiska vägar framåt för att säkerställa att rätt bemanning finns på plats.