Tjänsten och arbetsuppgifterna

Som administrativ samordnare arbetar du med uppgifter kopplade till både utbildningsverksamhet och konferensverksamhet. Du ansvarar för att boka konferenser, ha kontakt med kunder, hantera underlag för fakturering och följa upp bokningar. Du hanterar enklare ekonomiadministration samt inköp av kontorsmaterial och påfyllning i förråd.

I uppdraget ingår också att:

• ge administrativt stöd till medarbetare
• hantera utrednings- och ringuppdrag inom verksamheten
• stödja tentamensverksamheten, exempelvis genom kopiering av prov och kontakt med tentander
• hantera felanmälningar
• publicera enklare information på webben
• ansvara för att hålla informationsytor uppdaterade
• hantera passerkort
• justera dörrars öppettider och larmtider
• administrera parkeringstillstånd

Utöver det administrativa uppdraget bemannar du Xenters reception måndag till fredag. Du tar emot besökare, besvarar allmänna frågor om verksamheten, hanterar inkommande samtal och funktionsbrevlådor, samt ansvarar för posthantering och leveranser.

Vi erbjuder dig

Hos oss på Xenter blir du en del av en social och händelserik arbetsmiljö med många kontaktytor. Här möter du studerande, konferensgäster och samarbetspartners från både näringsliv och offentlig sektor – i ett mångkulturellt sammanhang där service och tillgänglighet är centralt.

Xenter är en modern och uppskattad mötesplats för yrkeshögskoleutbildningar, konferenser och kommunal samverkan. Vi satsar på teknik i framkant och har resurser att utveckla både studiemiljöer och verksamhetsstöd. I din roll är du med och skapar struktur och fungerande flöden i en kreativ och rörlig verksamhet.

Vi erbjuder dig ett självständigt och omväxlande uppdrag där du får kombinera administration, samordning och service. Du får en gedigen introduktion, löpande stöd i din roll och möjlighet att utvecklas tillsammans med engagerade kollegor.

Du som söker till oss

Du har en fullgjord eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, administration, kommunikation eller samhällsvetenskap. Du har erfarenhet av kundkontakt, gärna inom kundservice, reception eller i kontaktcenter och kommunicerar obehindrat på svenska, både muntligt och skriftligt. Du har tidigare hanterat ärenden via telefon, e-post och i personliga möten.

Övriga krav för tjänsten:

• Erfarenhet av att arbeta med administrativa uppgifter som exempelvis bokningar, fakturaunderlag, uppdatering av webb/informationsytor och enklare ekonomiadministration
• Erfarenhet av att arbeta i olika digitala system och Microsoft 365, på en hög nivå.
• Erfarenhet av att hantera personuppgifter och information som omfattas av sekretess.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av rollen som administrativ samordnare.
• Tidigare arbetat med administration inom Yrkeshögskola
• Erfarenhet av att skapa och producera enklare information till webb.

Du är en strukturerad person som planerar och organiserar ditt arbete på ett sätt som skapar ordning i vardagen.
Du hanterar flera uppgifter parallellt och ser till att inget faller mellan stolarna.

Du har lätt för att samarbeta och trivs med att vara en del av ett sammanhang där du har kontakt med både kollegor, studerande och externa besökare. Ditt bemötande är professionellt och du skapar snabbt förtroende i mötet med andra.

Du är trygg i din roll och behåller lugnet även när oväntade situationer uppstår. Du bidrar till ett stabilt arbetsklimat där service, struktur och tillgänglighet är i fokus.