Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vill du ha en central roll i den demokratiska beslutsprocessen och bidra till att utbildningsförvaltningens arbete håller hög kvalitet? Och trivs du med att ta ansvar, ha breda kontaktytor och möjlighet att utveckla processer i en digital och föränderlig tid?

Nu söker vi en trygg och utvecklingsinriktad nämndsekreterare som vill vara med och stärka vårt arbete inom utbildningsförvaltningen.

Som nämndsekreterare har du en nyckelroll i förvaltningens ärendehanteringsprocess och ansvarar för att underlagen till nämnden håller hög kvalitet. Du säkerställer att ärenden bereds, hanteras och följs upp på ett rättssäkert och effektivt sätt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:

• Planera nämndens möten, skicka kallelser och föra protokoll.
• Vara ett stöd till nämndens ordförande och övriga politiker.
• Stötta chefer och handläggare i beredningsprocessen.
• Leda förvaltningsberedningsmöten där ärenden inför nämnd planeras och diskuteras.
• Ansvara för kallelser och protokoll vid facklig samverkan samt hålla informationsmöten med oppositionen inför nämnd.
• Genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ditt ansvarsområde.

Du har, tillsammans med registrator, ansvar för förvaltningens registratur. Det innebär bland annat:

• Posthantering, registrering och bedömning av handlingar.
• Kvalitetssäkrad diarieföring och dokumenthantering.
• Utlämnande av allmänna handlingar.
• Dataskyddssamordnare med ansvar för informationssäkerhet och registerförteckning.

I rollen ingår även att:

• Analysera, utveckla och förbättra processer kopplade till ärendehantering.
• Ansvara för förvaltningens informationssäkerhetsarbete, informationshanteringsplan och registerförteckning i samverkan med berörda funktioner.
• Delta i utvecklings- och förbättringsprojekt, antingen som sakkunnig eller projektmedlem.
• Vid behov genomföra kvalificerade utredningar och ansvara för egna ärenden som ska beslutas av nämnden.

Vi erbjuder dig

På utbildningsförvaltningen arbetar ett engagerat och kompetent team som tillsammans stöttar chefer och medarbetare så att verksamheten kan bedrivas effektivt och professionellt. Vi erbjuder en utvecklingsinriktad miljö där du får möjlighet att påverka och bidra till långsiktiga förbättringar. Du har möjlighet till arbete på distans och vi erbjuder friskvårdsbidrag samt semesterväxling.

Du som söker till oss

Vi söker dig som har minst ett års erfarenhet som nämndsekreterare, gärna mer, och som har god kunskap om kommunal förvaltning och politisk styrning. Du är trygg i din yrkesroll och har förmåga att vägleda chefer, handläggare och förtroendevalda genom både berednings- och nämndprocesser.

Du har:

• Goda kunskaper om och förståelse för kommunalrätt, förvaltningsrätt och offentlighetsprincipen.
• Goda kunskaper i sammanträdesteknik och mötesformalia.
• Hög digital mognad och gärna erfarenhet av digitala nämndprocesser.
• Mycket goda kunskaper i svenska, i både tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i Officepaketet.

Meriterande:

Erfarenhet av ärendehanteringssystemet Public360 är meriterande, liksom eftergymnasial utbildning inom relevant område eller motsvarande kompetens förvärvad genom arbetslivserfarenhet.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. För att trivas och lyckas i rollen är du:

• Relationsskapande och kommunikativ.
• Strukturerad och noggrann.
• Självständig och initiativtagande.
• Flexibel och lösningsorienterad.

Du har en god helhetssyn och ett genuint intresse för utvecklingsarbete. Din förmåga att kombinera struktur, kvalitet och samarbete blir en viktig tillgång i vårt arbete med att skapa en välfungerande och modern ärendeberedningsprocess.