Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vi söker en registrator/nämndsekreterare som vill ha en central och utvecklande roll i förvaltningens arbete med ärendeprocesser och informationshantering.

I rollen ansvarar du för diarieföring, dokumenthantering och utlämnande av handlingar samt för att stödja förvaltningen i nämndadministrationen. Du arbetar nära chefer, handläggare och förtroendevalda och bidrar till att processer följer lagstiftning, interna rutiner och etablerade arbetssätt. Rollen innefattar även samordning och stöd till verksamhetens registratorer samt utveckling av rutiner inom informations- och dokumenthantering.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• ansvara för förvaltningens diarieföring och dokumenthantering
• hantera utlämnande av handlingar enligt gällande lagstiftning
• samordna, utbilda och stödja verksamhetens registratorer
• ta fram kallelser och föra protokoll vid nämndsammanträden
• representera förvaltningen i kommungemensamma forum och nätverk
• utveckla rutiner och arbetssätt inom informations- och dokumenthantering
• genomföra ärendeberedning tillsammans med chefer och handläggare.

Som registrator/nämndsekreterare får du en varierad och självständig roll med många kontaktytor.
Du arbetar både operativt och utvecklingsinriktat och har möjlighet att påverka rutiner och processer i hela förvaltningen på ett sätt som bidrar till kvalitet, ordning och transparens.

Vi erbjuder dig

Du blir en del av förvaltningskontoret på Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen, där ekonomi-, kvalitets- och administrationsfrågor samlas. Här arbetar kollegor med olika funktioner som tillsammans stödjer hela förvaltningen och bidrar till ett gemensamt arbetssätt. Vi samarbetar nära, delar kunskap och stöttar varandra i både vardagliga och mer komplexa frågor. Förvaltningen befinner sig i ett utvecklingsskede inom ärendeberedning, informationshantering och dokumentstyrning, där du som registrator/nämndsekreterare får en betydande roll i att skapa ordning, struktur och långsiktiga lösningar.

Hos oss får du möjlighet att växa i din profession och fördjupa din kompetens inom nämndadministration och informationsförvaltning. Arbetsplatsen ligger i centrala Tumba, nära stationen och med goda pendlingsmöjligheter. Vi tillämpar årsarbetstid som ger utrymme att planera arbetet på ett sätt som skapar balans i vardagen, och det finns möjlighet till visst distansarbete. Som medarbetare i Botkyrka kommun får du också ta del av förmåner som friskvårdsbidrag, kompetensutveckling och ett arbetsklimat där omtanke, engagemang och lärande är viktiga delar av vår vardag.

Du som söker till oss

Du har en relevant samhällsvetenskaplig högskoleutbildning eller annan utbildning och erfarenhet som vi bedömer likvärdig. Du har arbetat med kvalificerad administration inom offentlig sektor och har erfarenhet av att hantera ärenden som styrs av lagar och regler inom det offentligrättsliga området. Du har även arbetat med skriftlig dokumentation där precision och korrekthet är avgörande.

Övriga krav:

• Erfarenhet av att arbeta enligt kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen.
• Erfarenhet av arbete i administrativa system, exempelvis ärendehanterings- eller diarieföringssystem.
• Erfarenhet av att sammanställa beslutsunderlag eller andra handlingar som ingår i formella beslutsprocesser.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete som nämndsekreterare.
• Erfarenhet av diarieföring eller dokument- och informationshantering.
• Erfarenhet av att leda processer eller projekt.

Som nämndsekreterare behöver du arbeta strukturerat och skapa ordning i ärendeflöden som sträcker sig över flera delar av organisationen. Rollen innebär att du samordnar, förbereder och leder formella moment som protokollföring, vilket gör det värdefullt att du tar dig an arbetet metodiskt och med överblick. Eftersom du är ett stöd till både handläggare, chefer och förtroendevalda har du en samarbetsorienterad ingång i ditt arbete och bidrar till att processer fungerar smidigt från början till slut.

För att lyckas i rollen är det en fördel om du har lätt att analysera information, göra bedömningar och se samband som påverkar ärendets gång. När frågor uppstår i processen behöver du kunna hitta genomtänkta och hållbara lösningar som följer lagstiftning och interna rutiner. Du möter många olika parter i ditt dagliga arbete, och därför är det viktigt att du kommunicerar tydligt, hanterar frågor professionellt och skapar tillit i dina kontakter.