Tjänsten och arbetsuppgifterna

Kultur- och fritidsförvaltningen söker en strukturerad och kommunikativ nämndsekreterare med bredd i både operativt och strategiskt arbete.
Som nämndsekreterare har du ett övergripande ansvar för att samordna nämndprocessen – från planering till uppföljning. Du planerar nämndens möten, samlar in och kvalitetssäkrar underlag, sammanställer kallelser och föredragningslistor samt säkerställer att ärenden hanteras enligt lagar, rutiner och deadlines. Du deltar vid nämndsammanträden, för protokoll och ser till att beslut dokumenteras och följs upp. I rollen fungerar du som en viktig länk mellan politiken och organisationen och ger stöd i frågor som rör formalia, processer och lagstiftning.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:
• samordna nämndens arbete genom att planera, kalla till och följa upp sammanträden
• granska och kvalitetssäkra beslutsunderlag samt föredragningslistor
• delta vid nämndsammanträden och ansvara för protokollföring
• ansvara för diarieföring, dokumenthantering och arkivering
• hantera utlämnande av allmänna handlingar och registerutdrag
• vara kontaktperson i dataskyddsfrågor och rapportera personuppgiftsincidenter
• genomföra utredningar och analyser samt ta fram underlag och rapporter
• bidra till utveckling av rutiner, dokumentmallar och digitala arbetssätt
• ge stöd till chefer, handläggare och politiker i formalia- och processfrågor

Du säkerställer att nämndens ärenden hanteras enligt gällande regelverk och rutiner. I rollen ingår också att hantera diarieföring, registratur och dataskyddsfrågor samt att bidra till utvecklingsarbete inom dokumenthantering och digitala arbetssätt.
Du kommer att ingå i förvaltningens stab där du har en central specialistroll med breda kontaktytor, både internt inom organisationen och gentemot våra förtroendevalda.

Vi erbjuder dig

Du kommer att tillhöra stöd- och utvecklingsenhet – en stödfunktion nära förvaltningsledningen – där du arbetar tillsammans med enhetschef, verksamhetscontroller, verksamhetsutvecklare, IT-utvecklare, HR-specialist och trygghets-och säkerhetssamordnare. Tillsammans driver ni utveckling och säkerställer att ärendehantering och beslutsprocesser håller hög kvalitet i en politiskt styrd organisation. I och med verksamhetens utveckling finns det goda möjligheter till kompetenshöjning – bland annat genom nära samarbete med vår IT-utvecklare, där du får möjligheten att vara med och effektivisera samt digitalisera våra arbetssätt.

Vi erbjuder dig en utvecklande och bred roll i en samhällsbärande förvaltning där du får kombinera operativt arbete med kvalificerade analyser och rådgivning. Du blir en del av en arbetsplats som präglas av öppenhet i dialog, mod att driva förändring och energi i att skapa värde för medborgarna.

Du som söker till oss

Vi söker dig som har en relevant akademisk examen, exempelvis inom offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller annan akademisk examen som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Övriga krav för tjänsten:

• Erfarenhet av att genomföra utredningar i samverkan med verksamheten, samt ta fram beslutsunderlag eller rapporter.
• Erfarenhet av kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen samt GDPR, och hur dessa tillämpas i det dagliga arbetet.
• Tidigare arbetslivserfarenhet som nämndsekreterare, registrator eller liknande, där du har drivit eller samordnat nämnd- eller ärendeprocesser.

Vi ser det som meriterande:

• Tidigare arbetslivserfarenhet i att omvandla komplex information till strukturerade, tydliga och formella underlag.
• Erfarenhet av Public 360 eller liknande system, inklusive diarieföring, registrering och uppföljning av ärenden.
• Tidigare arbetslivserfarenhet av att delta i utvecklingsarbete eller projekt, gärna med inslag av digitalisering eller systemförbättringar.

Som nämndsekreterare är du strukturerad, analytisk och lösningsorienterad. Du har förmåga att hantera flera parallella ansvarsområden samtidigt som du håller ihop nämndprocessen med god framförhållning och ordning. Din analytiska förmåga gör att du kan tolka och omsätta relevanta regelverk i praktiken, bedöma risker och bidra i utredningar och kvalitetsarbete. Du är lösningsorienterad, särskilt i arbetet med dataskydd där du behöver hitta praktiska lösningar i gränslandet mellan juridik, teknik och verksamhetsbehov.